Em geral, as pessoas passam tempo demais focadas na correria, urgências, perdas e problemas. Visam as coisas erradas e demoram muito para compreender isso. Infelizmente, só percebem quando perdem algo, seja a saúde, uma pessoa importante ou a posição no trabalho.
Não estou dizendo para você largar seu emprego, trabalhar metade das horas ou virar monge. Estou falando para começar a pensar em como pode balancear melhor sua vida, planejar seus objetivos e reduzir seu nível de estresse.
A falta de foco é um dos maiores inimigos do trabalhador do século 21. Em todo o universo que abrange a gestão do tempo esse é o item mais difícil de ser combatido. O problema é sutil, sorrateiro e precisa de uma grande força de vontade para ser vencido. Uma recente pesquisa americana mostrou que um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por no máximo 11 minutos até que o telefone toque. Uma vez que ele pára um trabalho, custa, em média, 25 minutos até que a atenção se volte àquela primeira tarefa. Isso pode levar a uma perda de até duas horas diárias devido à falta de foco e, conseqüentemente, acaba gerando uma desorganização no trabalho.
Veja algumas estratégias que podem ser adotadas para combater a falta de foco:
» Priorize suas atividades – Todos os conceitos de administração do tempo levam a um dia mais focado. Quando você se organiza, acaba definindo objetivos, planeja-se e consegue saber o que precisa realmente fazer no seu dia. Liste todas as atividades e as priorize numericamente. Siga essa ordem para executar as tarefas.
» Operação Shutdown – Quando precisar focar em alguma atividade, desligue completamente seu celular e telefone, televisão, MSN, feche seu e-mail e porta e peça para ninguém incomodá-lo até terminar. Quanto mais você se afastar das possíveis interrupções, mais sucesso terá na sua concentração.
» Para focar crie um padrão – Você pode criar um ritual para sua concentração. Escolha uma música tranqüila que você goste e o ajude a relaxar e se concentrar. Toda vez que precisar se focar, ouça ela, pois isso criará uma “âncora auditiva” e o colocará em estado de concentração muito mais rápido.
» Respire – Antes de iniciar seu trabalho relaxe por alguns minutos e respire profundamente algumas vezes. Concentre-se apenas na sua respiração e corpo, deixe sua mente fluir naturalmente. A pressão diária acaba aumentando nossa adrenalina e deixando nosso ritmo mais ansioso e agitado, o que propicia a falta de foco. Quando você respira e relaxa, diminui sua ansiedade e aumenta sua capacidade de concentração.
» Feche seu e-mail – Deixar o e-mail aberto o tempo todo é um vício perigoso e hoje posso afirmar que é um dos maiores causadores da falta de foco em seu ambiente de trabalho. Estabeleça horários durante o dia para essa atividade e não deixe que a cada novo e-mail sua atenção seja desligada.
Pare um pouco e analise o momento anterior à leitura deste artigo. Como você tem se concentrado? Que tal ganhar alguns minutos preciosos no seu dia sendo mais focado? Quando você vai começar a focar no que é realmente importante em sua vida?
quinta-feira, 9 de abril de 2009
terça-feira, 17 de março de 2009
Quais cuidados o líder deve ter na hora de indicar um profissional?
Indicar um amigo para exercer um cargo na mesma empresa em que você atua pode ser um sonho ou um pesadelo. Mesmo assim, líderes arriscam e indicam contatos pessoais para ocuparem uma vaga em aberto. Quais são os riscos dessa atitude?
O líder precisa ser cuidadoso com a prática de indicações profissionais."Quando realizamos uma indicação, estamos recomendando a qualidade profissional de um indivíduo e, por isso, o seu desempenho, tanto positivo quanto negativo, será vinculado à nossa imagem na empresa". Priscilla ressalta ainda que, para realizar uma indicação, o líder precisa ter certeza da qualidade técnica do profissional e também de sua adequação comportamental à organização.Como contratar?Na hora de contratar um profissional, Priscilla destaca que o gestor deve analisar se é uma indicação de cunho profissional (racional) ou pessoal (emocional) e se realmente atende às expectativas da empresa e às exigências do perfil da vaga. "O gestor não deve descartar o processo de seleção convencional utilizado na organização. Com isso, o indicado deve ser incluído como mais um candidato e sem nenhuma prerrogativa em relação aos demais. A capacidade técnica e as características comportamentais devem ser avaliadas assim como a adequação à empresa".ContrataçãoNa opinião de Priscilla, ao errar em uma contratação, o gestor aumenta as despesas da empresa, além provocar uma desmotivação na equipe."Uma contratação errada traz muitas despesas para a empresa, considerando-se os investimentos para o recrutamento, seleção, adaptação e treinamento. Quando isso ocorre, o gestor pode ter uma equipe desmotivada, não propriamente por ter executado uma contratação errada, mas por outros motivos como: não ter valorizado seus colaboradores, sobrecarga da equipe durante o processo de seleção e ambientação do novo funcionário, além do desânimo de retroceder novamente à fase de busca de um novo profissional".Errei, e agora?Caso a pessoa indicada não corresponda às expectativas, Priscilla aconselha que o gestor deve adotar uma postura profissional."No caso de não adequação, não se deve deixar de avisar a organização de sua decisão, pois isso pode gerar conflitos desnecessários e desinteressantes para o gestor".Quando o QI é válido? Priscilla revela que ter pessoas de confiança (técnica e comportamental) em sua equipe é providencial, qualquer que seja o cargo. Se a pessoa se adequa à equipe com que vai interagir, não existe motivo para não ter esse profissional na equipe. "Normalmente, se usa a indicação em níveis hierárquicos mais altos, como presidência, diretoria e gerência", finaliza Priscilla.
O líder precisa ser cuidadoso com a prática de indicações profissionais."Quando realizamos uma indicação, estamos recomendando a qualidade profissional de um indivíduo e, por isso, o seu desempenho, tanto positivo quanto negativo, será vinculado à nossa imagem na empresa". Priscilla ressalta ainda que, para realizar uma indicação, o líder precisa ter certeza da qualidade técnica do profissional e também de sua adequação comportamental à organização.Como contratar?Na hora de contratar um profissional, Priscilla destaca que o gestor deve analisar se é uma indicação de cunho profissional (racional) ou pessoal (emocional) e se realmente atende às expectativas da empresa e às exigências do perfil da vaga. "O gestor não deve descartar o processo de seleção convencional utilizado na organização. Com isso, o indicado deve ser incluído como mais um candidato e sem nenhuma prerrogativa em relação aos demais. A capacidade técnica e as características comportamentais devem ser avaliadas assim como a adequação à empresa".ContrataçãoNa opinião de Priscilla, ao errar em uma contratação, o gestor aumenta as despesas da empresa, além provocar uma desmotivação na equipe."Uma contratação errada traz muitas despesas para a empresa, considerando-se os investimentos para o recrutamento, seleção, adaptação e treinamento. Quando isso ocorre, o gestor pode ter uma equipe desmotivada, não propriamente por ter executado uma contratação errada, mas por outros motivos como: não ter valorizado seus colaboradores, sobrecarga da equipe durante o processo de seleção e ambientação do novo funcionário, além do desânimo de retroceder novamente à fase de busca de um novo profissional".Errei, e agora?Caso a pessoa indicada não corresponda às expectativas, Priscilla aconselha que o gestor deve adotar uma postura profissional."No caso de não adequação, não se deve deixar de avisar a organização de sua decisão, pois isso pode gerar conflitos desnecessários e desinteressantes para o gestor".Quando o QI é válido? Priscilla revela que ter pessoas de confiança (técnica e comportamental) em sua equipe é providencial, qualquer que seja o cargo. Se a pessoa se adequa à equipe com que vai interagir, não existe motivo para não ter esse profissional na equipe. "Normalmente, se usa a indicação em níveis hierárquicos mais altos, como presidência, diretoria e gerência", finaliza Priscilla.
Todos avaliam todos: feedback 360 graus mostra "elos fracos" em uma equipe
SÃO PAULO - Método de avaliação em que todos os membros de uma equipe opinam sobre o desempenho do outro, o feedback 360º ajuda na percepção de elos fracos. "Um profissional pode parecer muito competente aos olhos do superior, mas, na verdade, pode oprimir seus subordinados de uma tal maneira que estes deixam de ser proativos e não rendem para a empresa tudo o que poderiam render."
Avaliação No feedback 360º, modelo também chamado por alguns gestores de "avaliação multivisão", o profissional é avaliado não somente pelo superior, mas também pelos seus pares e eventuais subordinados. Além disso, o profissional elabora sua própria autoavaliação. Para chegar aos resultados, que são confidenciais, os membros da equipe preenchem um questionário, que descreve os comportamentos considerados essenciais para a organização. O profissional usa os comentários para guiar melhor o seu próprio desenvolvimento, percebendo em quais pontos ele pode e deve melhorar e, assim, corresponder plenamente às expectativas não só da empresa, mas dos colegas também.LiderançaAvaliar constantemente um líder é importante para que ele possa motivar mais a equipe, uma vez que suas atitudes influenciam os demais. "Reconhecer os méritos, oferecer um ambiente saudável de trabalho e evitar certos vícios comuns à vida corporativa, como autoritarismo da chefia e o mau costume de dar ouvido às fofocas, são medidas indispensáveis", exemplificou Magui. Ela disse que um chefe autoritário, agressivo, que não dá retorno; um colega que não compartilha idéias; ou um profissional que não cumpre seu papel são pessoas que atrapalham o progresso da empresa. "Por isso, não importa qual seja o tamanho da empresa ou a sua área de atuação, incorporar a realização de avaliações constantes será muito produtivo", completou.
Avaliação No feedback 360º, modelo também chamado por alguns gestores de "avaliação multivisão", o profissional é avaliado não somente pelo superior, mas também pelos seus pares e eventuais subordinados. Além disso, o profissional elabora sua própria autoavaliação. Para chegar aos resultados, que são confidenciais, os membros da equipe preenchem um questionário, que descreve os comportamentos considerados essenciais para a organização. O profissional usa os comentários para guiar melhor o seu próprio desenvolvimento, percebendo em quais pontos ele pode e deve melhorar e, assim, corresponder plenamente às expectativas não só da empresa, mas dos colegas também.LiderançaAvaliar constantemente um líder é importante para que ele possa motivar mais a equipe, uma vez que suas atitudes influenciam os demais. "Reconhecer os méritos, oferecer um ambiente saudável de trabalho e evitar certos vícios comuns à vida corporativa, como autoritarismo da chefia e o mau costume de dar ouvido às fofocas, são medidas indispensáveis", exemplificou Magui. Ela disse que um chefe autoritário, agressivo, que não dá retorno; um colega que não compartilha idéias; ou um profissional que não cumpre seu papel são pessoas que atrapalham o progresso da empresa. "Por isso, não importa qual seja o tamanho da empresa ou a sua área de atuação, incorporar a realização de avaliações constantes será muito produtivo", completou.
Será que você está sendo claro nas conversas?
Algumas pessoas andam tão ensimesmadas que acham que os outros têm obrigação de entender até o que elas não dizem. Começam a falar pelo meio da informação, truncam o pensamento, mudam o rumo da conversa sem avisar nem ligar o sinal de seta. E ainda ficam irritadas porque suas palavras não foram entendidas.Outras acham ainda que os ouvintes compartilham as mesmas informações, e se expressam como se todos pudessem compreender claramente a mensagem que comunicam. Observe este diálogo hipotético:
- Você não vai acreditar, fechamos o contrato ontem. Quando eles ligaram para mim na semana passada e disseram que queriam conversar, eu pensei, só pode ser alguma brincadeira de mau-gosto, esses caras não estão a fim de nada, só querem zoar. Em todo caso, mandei a proposta conforme haviam solicitado, esperei mais um dia e mandei buscar o resultado. A história foi incrível. Assim que ela chegou à porta do escritório, eles mandaram esperar porque ainda faltava analisar detalhes da operação. Quase uma hora depois veio a autorização para que ela subisse para pegar o pedido. Bem, eu fiquei aqui o tempo todo com o coração quase saindo pela boca, fumando um cigarro atrás do outro. Cada passo que eu ouvia, tinha a impressão de que era ela chegando com a resposta. Finalmente ela chegou com um sorriso maior que a boca. Era melhor do que se podia imaginar - eles aprovaram tudo sem pedido de desconto, sem mudança no projeto, sem antecipação de prazo. Agora é só botar mãos à obra e faturar. Já estou contabilizando cada centavo desse pedidão.- Desculpe, mas de quem e do que você está falando. Quem são eles. Quem é ela? Que raio de pedido é esse? Não me leve a mal não, mas tenho a impressão de que você está falando grego. Explique direitinho que história é essa.- Explicar direitinho? Mas, onde você estava com a cabeça enquanto eu falava sobre o novo contrato?É mais ou menos assim que algumas pessoas tentam se comunicar. Abusam dos pronomes como se todos pudessem entender o que pretendem dizer. É "ela" aqui, "ele" acolá, "aquele" mais adiante, "deles" a seguir, sem identificar as pessoas pelo nome. Só que as informações que estão na cabeça de quem fala não são, necessariamente, as mesmas que estão na cabeça de quem ouve. Às vezes o que é tão claro e simples para quem fala, pode ser extremamente complexo, difícil e estranho para quem ouve. O "ela" que foi buscar a aprovação no escritório poderia ser Janete Soares, a gerente de projetos; mas, poderia ser também Cláudia, a recepcionista. O "eles" ou "esses" poderia ser a Construtora Compasso; mas, poderia ser também o Escritório de Planejamento e Arquitetura Gustavo Campos. Quem contou a história sabia de quem se tratava. Entretanto, quem ouviu, como não acompanhou todo o processo, não tinha ideia sobre que pessoa e a respeito de qual empresa seu interlocutor se referia. Por isso, confira sempre se os ouvintes entenderam o sentido que você está tentando comunicar. E, depois de analisar a reação que suas palavras provocam explique, esclareça e defina fatos, lugares, causas, efeitos, consequências; identifique pessoas e use informações concretas. Assim, use pronomes apenas quando o nome já for conhecido do ouvinte ou do leitor. Tenha a cautela de identificar de forma clara os personagens das suas histórias. Se não quiser repetir o nome por questões estéticas, e também não desejar fazer uso de pronomes, lance mão de identificadores alternativos. Por exemplo, se já tiver usado o nome do 'Geraldo Antonio', ao se referir a ele novamente, se for um profissional conhecido, e não desejar usar um pronome, poderia identificá-lo como o 'gerente da produção'. O ouvinte ou o leitor saberia que se trata da mesma pessoa. Portanto, fique bem atento, pois se ao falar perceber que seu ouvinte demonstra um semblante de quem não está entendendo nada, talvez esteja na hora de usar mais nomes e menos pronomes.
- Você não vai acreditar, fechamos o contrato ontem. Quando eles ligaram para mim na semana passada e disseram que queriam conversar, eu pensei, só pode ser alguma brincadeira de mau-gosto, esses caras não estão a fim de nada, só querem zoar. Em todo caso, mandei a proposta conforme haviam solicitado, esperei mais um dia e mandei buscar o resultado. A história foi incrível. Assim que ela chegou à porta do escritório, eles mandaram esperar porque ainda faltava analisar detalhes da operação. Quase uma hora depois veio a autorização para que ela subisse para pegar o pedido. Bem, eu fiquei aqui o tempo todo com o coração quase saindo pela boca, fumando um cigarro atrás do outro. Cada passo que eu ouvia, tinha a impressão de que era ela chegando com a resposta. Finalmente ela chegou com um sorriso maior que a boca. Era melhor do que se podia imaginar - eles aprovaram tudo sem pedido de desconto, sem mudança no projeto, sem antecipação de prazo. Agora é só botar mãos à obra e faturar. Já estou contabilizando cada centavo desse pedidão.- Desculpe, mas de quem e do que você está falando. Quem são eles. Quem é ela? Que raio de pedido é esse? Não me leve a mal não, mas tenho a impressão de que você está falando grego. Explique direitinho que história é essa.- Explicar direitinho? Mas, onde você estava com a cabeça enquanto eu falava sobre o novo contrato?É mais ou menos assim que algumas pessoas tentam se comunicar. Abusam dos pronomes como se todos pudessem entender o que pretendem dizer. É "ela" aqui, "ele" acolá, "aquele" mais adiante, "deles" a seguir, sem identificar as pessoas pelo nome. Só que as informações que estão na cabeça de quem fala não são, necessariamente, as mesmas que estão na cabeça de quem ouve. Às vezes o que é tão claro e simples para quem fala, pode ser extremamente complexo, difícil e estranho para quem ouve. O "ela" que foi buscar a aprovação no escritório poderia ser Janete Soares, a gerente de projetos; mas, poderia ser também Cláudia, a recepcionista. O "eles" ou "esses" poderia ser a Construtora Compasso; mas, poderia ser também o Escritório de Planejamento e Arquitetura Gustavo Campos. Quem contou a história sabia de quem se tratava. Entretanto, quem ouviu, como não acompanhou todo o processo, não tinha ideia sobre que pessoa e a respeito de qual empresa seu interlocutor se referia. Por isso, confira sempre se os ouvintes entenderam o sentido que você está tentando comunicar. E, depois de analisar a reação que suas palavras provocam explique, esclareça e defina fatos, lugares, causas, efeitos, consequências; identifique pessoas e use informações concretas. Assim, use pronomes apenas quando o nome já for conhecido do ouvinte ou do leitor. Tenha a cautela de identificar de forma clara os personagens das suas histórias. Se não quiser repetir o nome por questões estéticas, e também não desejar fazer uso de pronomes, lance mão de identificadores alternativos. Por exemplo, se já tiver usado o nome do 'Geraldo Antonio', ao se referir a ele novamente, se for um profissional conhecido, e não desejar usar um pronome, poderia identificá-lo como o 'gerente da produção'. O ouvinte ou o leitor saberia que se trata da mesma pessoa. Portanto, fique bem atento, pois se ao falar perceber que seu ouvinte demonstra um semblante de quem não está entendendo nada, talvez esteja na hora de usar mais nomes e menos pronomes.
Seja breve nos e-mails
Quando idealizei o livro "Superdicas para falar bem" me impus uma condição: escrever 60 dicas práticas, no máximo entre 1.650 a 1.800 toques com espaço cada uma. Em determinados momentos parecia impossível, pois dava a impressão de que precisaria ir um pouco além dessa medida. Resisti, pois estava determinado a concluir a tarefa conforme havia planejado. A Editora Saraiva gostou muito do projeto e pediu que coordenasse a série superdicas. Minha incumbência tem sido a de convencer os melhores autores do país para que escrevam um superdicas sobre o tema da sua especialidade. O fato curioso é que quase todos os autores me procuraram em determinado momento para pedir mais flexibilidade no tamanho do texto. No final, todos, sem exceção, concordaram que era possível fazer o trabalho com qualidade mantendo o limite determinado.Essa experiência não é muito diferente do que ocorre com os textos que escrevemos no dia-a-dia. Especialmente os textos que enviamos por e-mail. A cada dia as caixas de e-mails estão mais sobrecarregadas. Com freqüência cada vez maior ouço reclamações de amigos que dizem perder um tempo precioso lendo os e-mails que recebem. Além dos desagradáveis spams, que nos perturbam com propagandas de todos os tipos, desde eventos na Índia até aparelhos milagrosos para aumentar o tamanho do pênis, ainda temos de ler mensagens quilométricas que poderiam ser resumidas a pouquíssimas linhas. Por isso, se deseja que suas mensagens sejam bem recebidas evite a tentação de escrever romances nos e-mails. Se julgar que a mensagem longa é necessária, mande-a como anexo e redija o e-mail em poucas linhas comentando o conteúdo do texto. Assim, seu contato poderá julgar se terá ou não interesse em ler a informação toda.Além da extensão desnecessária há outro grave problema com os e-mails - as piadinhas. Cuidado com as piadinhas, pois ao encaminhar esses textos humorísticos, mesmo que tenha custado apenas o toque em uma tecla de enviar, para quem recebe poderá parecer que você é um desocupado e que não tem nada importante para fazer. Por mais engraçada que possa ser a piada pense duas vezes antes de encaminhá-la. Esse cuidado deve ser redobrado se a piada for acompanhada de imagens pesadas. Ainda há muitas conexões lentas, que exigem um tempão para a imagem entrar.O destinatário do e-mail quase espuma de raiva enquanto aguarda para descobrir quem foi o engraçadinho que o fez esperar por aquele interminável 5 de 48 que parece nunca sair do lugar.Esteja atento também para não cometer o erro oposto e transformar o remédio em veneno. Essa história de entrar na comunicação on-line dizendo oi e tchau pode dar a impressão de que você não tem interesse em manter contato com a pessoa com a qual está conectado. Nesses casos procure analisar pelas respostas que for recebendo até que ponto a outra pessoa poderia estar disponível. Se perceber que sua presença não é tão oportuna, aí sim não hesite em se despedir.Só para não esquecer, revise tudo mais de uma vez quando for mandar uma mensagem por e-mail. Erros gramaticais e palavras digitadas com falhas passam idéia de negligência e até de despreparo. Se alguém redigir o texto para você, dedique um tempinho para dar uma boa olhada no que foi feito. Afinal, é sua assinatura e, portanto, sua imagem que estará em jogo. Todo cuidado é pouco.
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